Política de Protección de Datos de ARD Colombia

Índice General

Introducción
Definiciones
Principios Rectores Para el Tratamiento de Datos Personales
Datos Personales Recolectados por ARD
Finalidades del Tratamiento
Derechos de los Titulares
Canales y Mecanismos para la Atención de Consultas, Peticiones Y Reclamos de los Titulares
1. Procedimiento Legal para Consultas Quejas y Reclamos:
Tratamiento de Datos Personales Sensibles
Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes
Transmisión y/o Transferencia Nacional o Internacional
Seguridad y Confidencialidad de los Datos Personales
Vigencia

1. Introducción

ARD, INC. SUCURSAL COLOMBIA (en adelante “ARD”) es una sucursal de sociedad extranjera identificada con NIT 830.084.362-2, ubicada en la Carrera 7 # 72-13, de la ciudad de Bogotá, con número telefónico 3907730 y correo electrónico [email protected], que se encarga de ejecutar en Colombia programas de asistencia social en cooperación con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (en adelante “USAID”).

En ARD reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. Con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente en materia de protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 del 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, ARD presenta la siguiente POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante “Política de Tratamiento”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan alguna relación con ARD como sus proveedores, empleados, aliados comerciales, donatarios y beneficiarios de los programas desarrollados por ARD, como se desarrollará en esta Política de Tratamiento.

2. Definiciones

Para efectos de esta Política de Tratamiento, se tomarán las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Base de Datos Personales: Conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.
Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no ha sido clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el Titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso indebido podría generar discriminación, tales como datos biométricos (huellas dactilares o imágenes faciales), así como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Habeas data: Es el derecho que tiene el Titular de los Datos Personales de conocer, actualizar y rectificar la información que haya recogido el Responsable del Tratamiento sobre él.
Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de Datos Personales en Colombia.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el Tratamiento de Datos Personales.
Titular del Dato Personal: Persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento por parte del Responsable.
Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
Tratamiento: Cualquier operación, procedimiento físico o automatizado o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios Rectores Para el Tratamiento de Datos Personales

Según lo establecido en el Título II de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento de Datos Personales adelantado por ARD se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

Principio de legalidad en el Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de Datos Personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen, reglamenten, adicionen, modifiquen o sustituyan.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de los Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, ARD implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.
Principio de necesidad: El Tratamiento de Datos Personales deberá limitarse a aquellos datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos de que se trate.

4. Datos Personales Recolectados por ARD

Para el desarrollo de sus actividades empresariales, ARD recolectará los siguientes Datos Personales, dependiendo de la categoría de titular aplicables:

4.1. Titualares

Empleados de ARD:

Datos Personales contenidos en la Hoja de Vida.
Datos de identificación (documento de identidad o pasaporte).
Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio).
Sexo
Información salarial y financiera.
Datos bancarios.
Datos relacionados con afiliación a seguridad social.
Información relacionada con estudios y formación académica.
Información tributaria y del RUT.

Contratistas o prestadores de servicios:

Datos Personales contenidos en la Hoja de Vida.
Datos de identificación (documento de identidad o pasaporte).
Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio).
Sexo.
Información financiera.
Datos bancarios.
Datos relacionados con afiliación a seguridad social.
Información tributaria y del RUT.

Proveedores:

Datos bancarios.
Información del RUT.
Datos de identificación (documento de identidad o pasaporte).
Información financiera.
Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio).

Suscriptores de convenios o donantes de ARD:

Información tributaria y del RUT.
Datos bancarios.
Datos de identificación (documento de identidad o pasaporte).
Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio).

Beneficiarios de los programas de ARD:

Datos de identificación (documento de identidad o pasaporte).
Datos de contacto (número de teléfono, correo electrónico, dirección, domicilio).
Sexo.
Pertenencia a grupos minoritarios.

5. Finalidades del Tratamiento

Los Datos Personales listados en la sección anterior serán tratados por ARD para las siguientes finalidades, según resulte aplicable:

Finalidades aplicables a los empleados de ARD:

Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ARD desarrolla sus programas, a su casa matriz o a terceros necesarios para el desarrollo de los programas de ARD.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de empleados.
Desarrollo de los programas, políticas y procedimientos internos en materia de cumplimiento, incluyendo, pero sin limitarse a programas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo y programas de prevención del soborno y la corrupción.
Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato y ARD.
Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
Administración y gestión de la relación laboral y de procesos laborales.
Afiliación al sistema general de seguridad social.
Pago de salario, beneficios laborales y demás beneficios legales.
Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
Dar respuesta a requerimientos de autoridades.
Realizar control de entrada y salida de las instalaciones de ARD.
Envío de ofertas de trabajo.

Finalidades aplicables a contratistas o prestadores de servicios

Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ARD desarrolla sus programas, a su casa matriz o a terceros necesarios para el desarrollo de los programas de ARD.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de contratistas o prestadores de servicios.
Desarrollo de los programas, políticas y procedimientos internos en materia de cumplimiento, incluyendo, pero sin limitarse a programas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo y programas de prevención del soborno y la corrupción.
Gestión de procesos contractuales.
Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los contratistas o proveedores de servicios.
Pago de obligaciones y remuneración.
Dar respuesta a requerimientos de autoridades.
Cumplir con los procesos internos de ARD en materia de administración de contratistas o proveedores de servicios.
Verificar la información aportada por los contratistas o prestadores de servicios para controlar y prevenir el fraude.
Realizar gestiones de contratistas y prestadores de servicios y de cobros y pagos.
Realizar control de entrada y salida de las instalaciones de ARD.

Finalidades aplicables a los proveedores:

Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ARD desarrolla sus programas, a su casa matriz o a terceros necesarios para el desarrollo de los programas de ARD.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de proveedores.
Desarrollo de los programas, políticas y procedimientos internos en materia de cumplimiento, incluyendo, pero sin limitarse a programas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo y programas de prevención del soborno y la corrupción.
Pago de obligaciones y remuneración.
Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
Dar respuesta a requerimientos de autoridades.
Ejecución de los programas desarrollados por ARD.
Cumplir con los procesos internos de ARD en materia de administración de proveedores.
Verificar la información aportada por los proveedores para controlar y prevenir el fraude.
Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
Realizar control de entrada y salida de las instalaciones de ARD.

Finalidades aplicables para suscriptores de convenios y donantes de ARD:

Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ARD desarrolla sus programas, a su casa matriz o a terceros necesarios para el desarrollo de los programas de ARD.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de donatarios.
Desarrollo de los programas, políticas y procedimientos internos en materia de cumplimiento, incluyendo, pero sin limitarse a programas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo y programas de prevención del soborno y la corrupción.
Inversión y administración de los recursos recibidos por ARD.
Ejecución de los programas desarrollados por ARD.
Dar respuesta a requerimientos de autoridades.
Realizar declaraciones tributarias o gestión de información contable, tributaria y de recaudo.

Finalidades aplicables a beneficiarios de los programas de ARD:

Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los que ARD desarrolla sus programas, a su casa matriz o a terceros necesarios para el desarrollo de los programas de ARD.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de beneficiarios de los programas de ARD.
Desarrollo de los programas, políticas y procedimientos internos en materia de cumplimiento, incluyendo, pero sin limitarse a programas para la prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo y programas de prevención del soborno y la corrupción.
Administración y ejecución de los programas desarrollados por ARD.
Medición de indicadores de avance y ejecución de los programas.
Medición de metas de los programas.

6. Derechos De Los Titulares

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la Ley aplicable, los Titulares de los Datos Personales podrán ejercer los siguientes derechos, de acuerdo con el procedimiento definido a continuación:

Derecho a la actualización y a la rectificación: El Titular tendrá el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Derecho a solicitar prueba: El Titular tendrá el derecho a solicitarle al Responsable del Tratamiento prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. En caso de acceder a estos datos personales sin que medie autorización, se dará cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012.
Derecho a ser informado: El Titular tendrá el derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las Políticas de Tratamiento, medidas de seguridad y finalidades.
Derecho a presentar quejas y reclamos: El Titular tendrá el derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley Aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho de oposición, a revocar el consentimiento y a solicitar la supresión: El Titular tendrá el derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento infringieron los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o cuando el Titular solicite la revocatoria de su autorización y/o la supresión de sus datos personales. La solicitud de supresión de los Datos Personales y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Derecho al acceso: El Titular tendrá el derecho a acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el Titular deberá dirigir una comunicación a ARD, tal y como se describe en la siguiente sección.

7. Canales y Mecanismos para la Atención de Consultas, Peticiones y Reclamos de los Titulares

En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los Datos Personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, ARD ha habilitado los siguientes canales para los titulares:

Atención electrónica: El Titular del dato podrá realizar la solicitud de ejercicio de sus derechos a través de una solicitud dirigida al correo electrónico [email protected].
Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal en la Carrera 7# 72-13, Piso 10, Bogotá D.C. Colombia, acreditando de forma previa y suficiente su identidad.

a. Procedimiento legal para consultas quejas y reclamos

Las consultas, quejas o reclamos deberán ser presentadas a través de un documento que reúna los siguientes requisitos de acuerdo con los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012:

Consultas

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, ARD dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que ésta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando el titular presente la consulta, esta deberá contener lo siguiente:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia documento de identidad del titular
Un breve relato del motivo de la consulta.

En caso de que la consulta sea presentada por el causahabiente del Titular, deberá adjuntar a la solicitud:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia del documento de identidad del Causahabiente.
Copia del Registro Civil de Defunción del Titular.
Documento que acredite la calidad en que obra.
Copia documento de identidad del Titular.
Descripción completa de la consulta.
Dirección y datos de contacto del consultante.

Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia del documento de identidad del representante legal
Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
Copia documento de identidad del Titular.
En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
Descripción completa de la consulta.
Dirección y datos de contacto del consultante.

Quejas y/o reclamos

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo.

El documento de queja o reclamo deberá contener:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia documento de identidad del titular.
Un breve relato de los hechos que motivan la queja y/o reclamo.

En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia del documento de identidad del titular
Copia Documento de identidad del Causahabiente
Copia Registro Civil de Defunción del Titular.
Descripción completa de la consulta.
Dirección y datos de contacto del consultante.
Documento que acredite la calidad en que obra.

Si se trata de un representante legal y/o apoderado:

El nombre y número de identificación del Titular.
Copia documento de identidad del titular
Copia Documento de identidad del representante legal
Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
Lo que se pretende con la queja y7o reclamo.
Dirección y datos de contacto del reclamante.

8. Tratamiento de Datos Personales Sensibles

ARD no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario para el desarrollo de las finalidades descritas en esta Política de Tratamiento.

De presentarse dicha situación, no realizará ningún Tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:

Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias. En todo caso, ARD observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. ARD no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

No podrá realizarse el Tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

9. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y/o Adolescentes

ARD procurará no realizar ningún Tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años, salvo que dicho Tratamiento sea indispensable para el desarrollo de los programas de asistencia social que adelanta la Compañía.

En todo caso, el Tratamiento de los datos personales de menores de 18 años se realizará siempre con la autorización expresa por parte de su representante legal.

De presentarse el Tratamiento de datos de menores de edad, ARD garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos Datos Personales serán tratados adecuadamente, aplicando las obligaciones principios y establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de Datos Personales vigentes.

El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un Tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.

Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.

En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los Datos Personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará Tratamiento de los mismos y el menor no podrá hacer parte de ningún programa de ARD, en caso de aplicar.

10. Transmissión y/o Transferencia Nacional o Internacional

ARD podrá compartir la información de los Datos Personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.

La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de Datos Personales, ARD se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la Ley Aplicable y las medidas de protección por parte del Encargado o nuevo Responsable, según sea el caso.
De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los Datos Personales proporcione niveles adecuados de protección.

11. Segridad y Confidencialidad de los Datos Personales

En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, ARD ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ARD cuenta con medidas de seguridad de acceso a los datos personales de acuerdo al nivel de responsabilidad del funcionario encargado de realizar el Tratamiento de los Datos Personales y cualquier funcionario que pretenda acceder a los Datos Personales deberá contener su respectiva clave de acceso.

12. Vigencia

La presente Política entra en vigencia a partir 19 de Diciembre de 2023.

Los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento permanecerán en las bases de datos de ARD durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en esta Política o para que ARD pueda cumplir con sus deberes legales.